Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это удобный инструмент, который позволяет обмениваться документами в электронном виде и сокращать скорость обмена информацией между организациями. Электронный документооборот удобен еще и в том случае, когда клиент выступает в роли отправителя и плательщика. Он позволяет быстрее изготовить закрывающие документы.

Преимущества электронного документооборота

Экономия времени и денег

Подписать и отправить документы вы можете из офиса или дома. Оригиналы документов всегда остаются с вами и избавляют от необходимости приезжать за ними в компанию.

Автоматизация бизнес-процессов

Позволяет исключить рутинный ручной труд, повышает скорость обработки информации и сокращает время на обработку документов.

Надежность

Весь документооборот осуществляется в электронном зашифрованном виде. Это исключает потерю документов и обеспечивает защиту конфиденциальных данных.

Удобство

Услуга интегрируется с самыми популярными бухгалтерскими программами (1С, SAP) и дает возможность подавать электронные документы в контролирующие органы.

Как подключить и настроить обмен электронными файлами?

Для начала работы с электронным документооборотом (ЭДО) участникам необходимо выбрать оператора, пройти процедуру подключения и получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). После авторизации в системе требуется направить контрагенту приглашение к обмену документами. Это делается через разделы «Контрагенты» или «Настройки ЭДО»: поиск партнера осуществляется по ИНН или идентификатору участника, после чего выбирается его оператор и отправляется запрос.

Транспортная компания «ВИТЭКА» использует для работы два сервиса:

«Контур.Диадок» — для обмена бухгалтерскими документами (УПД и актами сверки);
«Контур.Логистика» — для транспортных документов.

Для обеих систем у нас используется один и тот же идентификатор участника ЭДО.

Электронная транспортная накладная (ЭТРН)

ЭТРН — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной, который подтверждает факт перевозки груза автотранспортом и служит основанием для расчетов с перевозчиком.

ЭТРН — это взаимоотношения между Экспедитором и Перевозчиком.

ТК ВИТЭКА оказывает Вам транспортно-экспедиционные услуги и является Экспедитором. В связи с этим, во всех отправкам мы как Экспедитор будет выступать грузоотправителем и грузополучателем, мы самостоятельно будет формировать и подписывать все Титулы в ЭТРН. Но есть сценарии, в которых Клиенту все же необходимо формировать и\или подписывать ЭТРН.

Три сценария сдачи груза:

Клиент привозит груз на терминал Экспедитора на собственном транспорте, в таком случае ЭТРН не требуется;
Клиент привозит груз на терминал Экспедитора на наемном транспорте, в этом случае Клиент должен сформировать электронную заказ-заявку в адрес Перевозчика, в которой он указывает себя в качестве грузоотправителя, а ТК ВИТЭКА грузополучателем. По факту принятия груза на склад и оформления ЭР (когда есть вес и объем) ТК ВИТЭКА подпишет Титул 3;
Клиент заказывает услугу по забору груза, в этом случае ТК ВИТЭКА берет оформление на себя и Клиенту формировать ЭТРН не нужно.

Три сценария выдачи груза:

Клиент забирает груз с терминала Экспедитора на собственном транспорте, в этом случае ЭТРН не формируется;
Клиент забирает груз с терминала Экспедитора на арендованном транспорте, в этом случае ему необходимо самостоятельно сформировать ЭТРН, в которой он будет выступать Заказчиком и подписывать Титул 1 от имени грузоотправителя. Важно отметить, что в данной ситуации ТК ВИТЭКА не имеет юридических оснований выступать грузоотправителем и подписывать Титул 1 после выдачи груза. ТК ВИТЭКА может выступать только как ЛОП (лицо, осуществляющее погрузку);
Клиент заказывает услугу по доставке груза, в этом случае ТК ВИТЭКА самостоятельно формирует ЭТРН, однако Клиенту необходимо будет подписать Титул 3 (принятие груза), и эта подпись будет для него бесплатной.

Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ)

ЭПЭ — это электронный перевозочный документ, в котором Клиент дает задание Экспедитору организовать перевозку груза и оказать сопутствующие услуги. Оформление таких документов через государственную систему (ГИС ЭПД) становится обязательным для всех грузоперевозок с привлечением экспедиторов в РФ.

Формат ЭПЭ утвержден приказом ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@, а порядок обмена и направления в ГИС ЭПД — постановлением Правительства от 27.04.2026 № 469.

ЭПЭ формируется из нескольких обязательных разделов (титулов):

Титул 1:
создает и подписывает Клиент;
Титул 2:
подписывает Экспедитор, подтверждая, что он принял и согласовал поручение;
Титул 3:
заполняется клиентом при необходимости (если нужно отозвать задание).

ЭПЭ содержит следующие данные:

Клиент, экспедитор, отправитель и получатель груза ( их ИНН, адреса, контакты);
Подробная информация о самом грузе, его объеме, весе и дате готовности к отгрузке;
Маршрут, вид транспорта и конечный пункт назначения;

Документ заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП), либо усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП) через приложение «Госключ».

Данные автоматически передаются в ГИС ЭПД через операторов электронного документооборота.

Для удобства сотрудничества, ТК ВИТЭКА берет на себя оформление ЭПЭ.
Мы сами заполним все данные и отправим Клиенту готовый черновик в ЛК оператора ЭДО, Клиенту остается только сверить данные и подписать его со своей стороны. Клиент также будет иметь возможность оформить черновик ЭПЭ самостоятельно в личном кабинете ТК ВИТЭКА.
Заявка на забор груза оформляется привычным для Клиента образом:
- в личном кабинете ТК ВИТЭКА,
- на сайте в разделе «Онлайн сервисы»,
- по номеру телефона 8 800 600 79 00.
В этом случае ТК ВИТЭКА самостоятельно оформит черновик ЭПЭ Клиенту остается только сверить данные и подписать его со своей стороны.

Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР)

ЭЭР - это цифровой документ, который подтверждает, что экспедитор принял груз от клиента или грузоотправителя для оказания транспортно-экспедиционных услуг. Она составляется и подписывается Экспедитором.

ЭЭР содержит:

Сведения о клиенте, грузоотправителе и самом экспедиторе;
Точные данные о характеристиках груза (вес, объем, количество мест, маркировка и стоимость);
Условия приема груза, обязательства экспедитора и особые отметки (например, о дефектах упаковки).

Три сценария выдачи груза:

Клиент забирает груз с терминала Экспедитора на собственном транспорте, в этом случае ЭТРН не формируется;
Клиент забирает груз с терминала Экспедитора на арендованном транспорте, в этом случае ему необходимо самостоятельно сформировать ЭТРН, в которой он будет выступать Заказчиком и подписывать Титул 1 от имени грузоотправителя;

Важно отметить, что в данной ситуации ТК ВИТЭКА не имеет юридических оснований выступать грузоотправителем и подписывать Титул 1 после выдачи груза. ТК ВИТЭКА может выступать только как ЛОП (лицо, осуществляющее погрузку).

Клиент заказывает услугу по доставке груза, в этом случае ТК ВИТЭКА самостоятельно формирует ЭТРН, однако Клиенту необходимо будет подписать Титул 3 (принятие груза), и эта подпись будет для него бесплатной.

Клиент (грузоотправитель) ЭЭР не подписывает, так как расписка является односторонним подтверждением факта получения груза во владение экспедитором. Клиенту выдаются печатные документы (как и сейчас) + создаем Электронную экспедиторскую расписку после приема груза.

Выдача груза происходит по бумажной экспедиторской расписке (законом не предусмотрена электронная выдача).

Электронная складская расписка (ЭСР)

ЭСР - это цифровой документ, который подтверждает, что экспедитор или склад принял груз клиента на складское хранение. Она содержит данные о товаре, условиях приема, складе и сторонах, заверяется электронной подписью и имеет такую же юридическую силу, как бумажный аналог.

ЭСР фиксирует передачу имущества на хранение, разграничивает ответственность сторон и служит подтверждением наличия товара. Документ формирует и подписывает экспедитор или представитель склада с помощью электронной цифровой подписи.

Если у вас возникли вопросы, напишите нам на почту info@viteka.ru или позвоните на горячую линию 8-800-600-79-00.